Equipe projet

Amor Ayouni, Responsable de l’offre d’accompagnement

Le cabinet GEMELO CONSEIL est constitué d’une équipe de consultants formateurs expérimentés, habitués à travailler ensemble autour de problématiques complexes en stratégie, organisation et qualité.

Planning et durée d’intervention

Le cabinet GEMELO CONSEIL vous propose une durée d’intervention ajustée en fonction du nombre d’établissement et des modalités d’accompagnement choisies.

JOUR 1 – Diagnostic et Analyse

Objectifs

• Réaliser un diagnostic rapide et précis de la situation de l’établissement
• Identifier les dysfonctionnements critiques et les risques immédiats
• Proposer un plan d’action prioritaire et opérationnel

08h30 – 09h00 : Cadrage de la mission

• Accueil et présentation de l’équipe d’audit
• Présentation des objectifs et de la méthodologie
• Définition du périmètre d’intervention
• Identification des interlocuteurs clés

09h00 – 10h30 : Entretien avec la Direction

• Analyse de la situation générale
• Identification des problématiques prioritaires
• Revue des indicateurs de performance
• Contexte réglementaire et conformité

10h30 – 10h45 : Pause

10h45 – 12h30 : Analyse documentaire

• Projet d’établissement et documents stratégiques
• Évaluation interne et externe
• Documents budgétaires et financiers
• Dossiers du personnel (RH, planning, absentéisme)
• Registres réglementaires obligatoires
• Rapports de contrôle et courriers des autorités

12h30 – 13h30 : Déjeuner

13h30 – 15h30 : Entretiens avec les cadres intermédiaires

• Chef de service / Coordinateurs
• Responsable administratif et financier
• Responsable qualité / Gestion des risques
• Analyse des processus opérationnels

15h30 – 15h45 : Pause

15h45 – 17h30 : Visite des locaux et observation terrain

• Inspection des infrastructures et conditions d’accueil
• Observation des pratiques professionnelles
• Échanges informels avec les équipes
• Vérification de la sécurité et de l’hygiène

17h30 – 18h30 : Synthèse de la journée (équipe d’audit)

• Consolidation des observations
• Identification des axes critiques
• Préparation du jour 2

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JOUR 2 – Approfondissement et Restitution

08h30 – 10h00 : Entretiens ciblés avec les équipes

• Personnel éducatif/soignant
• Personnel administratif
• Représentants du personnel (si applicable)
• Focus sur les points critiques identifiés

10h00 – 10h15 : Pause

10h15 – 12h00 : Analyse approfondie par domaine

• Gouvernance : pilotage, instances, communication
• Ressources humaines : organisation, climat social, compétences
• Qualité et gestion des risques : procédures, traçabilité, événements indésirables
• Finances : équilibre budgétaire, trésorerie, investissements
• Accompagnement des usagers : projet personnalisé, droits, participation
• Conformité réglementaire : respect des normes et obligations

12h00 – 13h00 : Déjeuner

13h00 – 15h00 : Élaboration du rapport de synthèse

• Rédaction des constats
• Hiérarchisation des risques (grille : critique/majeur/mineur)
• Formulation des recommandations
• Élaboration du plan d’action prioritaire

15h00 – 15h15 : Pause

15h15 – 17h00 : Restitution à la Direction et aux parties prenantes

• Présentation du diagnostic
• Analyse SWOT (Forces, Faiblesses, Opportunités, Menaces)
• Présentation des risques identifiés
• Plan d’action recommandé avec échéancier
• Échanges et ajustements
• Définition des modalités de suivi

17h00 – 17h30 : Clôture et perspectives

• Validation du calendrier de mise en œuvre
• Définition des indicateurs de suivi
• Modalités d’accompagnement post-audit

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Livrables

Sous 5 jours ouvrés :

• Rapport d’audit flash (15-25 pages)
• Grille d’analyse des risques
• Plan d’action prioritaire avec échéancier
• Tableau de bord de suivi recommandé

Programme 2 : Accompagnement d’urgence – Aide à la décision en sortie de crise

Contexte d’intervention

Situation de crise avérée nécessitant une réponse immédiate : signalement grave, mise en demeure, conflit social majeur, défaillance financière, démission de la direction, défaut de sécurité, etc.

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PHASE 1 : Intervention d’urgence (J+0 à J+2)

Jour de déclenchement (J+0)

Sous 4 heures : Première évaluation à distance

• Entretien téléphonique avec la direction ou l’autorité de tutelle
• Qualification de la nature et de l’ampleur de la crise
• Identification des risques immédiats pour les usagers et le personnel
• Validation du périmètre d’intervention

Sous 24 heures : Mobilisation sur site

• Déplacement de l’équipe d’intervention
• Cellule de crise opérationnelle
• Analyse de la situation en temps réel

J+1 et J+2 : Stabilisation immédiate

• Sécurisation des personnes accompagnées
• Mise en place de mesures conservatoires
• Communication de crise (interne et externe)
• Gestion des relations avec les autorités de contrôle
• Préservation des preuves et de la traçabilité

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PHASE 2 : Diagnostic de crise approfondi (J+3 à J+5)

Analyse multicritères

• Cartographie complète de la situation
• Identification des causes profondes
• Évaluation des impacts (usagers, personnel, financier, réputationnel)
• Analyse des responsabilités
• Revue des obligations légales et réglementaires

Évaluation des options

• Scénarios de sortie de crise
• Analyse avantages/inconvénients de chaque option
• Évaluation des ressources nécessaires
• Identification des contraintes et des leviers

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PHASE 3 : Élaboration du plan de sortie de crise (J+6 à J+8)

Construction collaborative

• Ateliers de travail avec les parties prenantes
• Priorisation des actions
• Définition des responsabilités
• Élaboration du calendrier

Plan de sortie de crise structuré

1. Axe Sécurisation (court terme – 0 à 1 mois)
   • Mesures immédiates de protection
   • Renforcement de l’encadrement
   • Communication transparente
   • Stabilisation administrative et financière
2. Axe Redressement (moyen terme – 1 à 3 mois)
   • Réorganisation opérationnelle
   • Mobilisation des ressources
   • Formation et accompagnement des équipes
   • Restauration de la confiance
3. Axe Consolidation (long terme – 3 à 12 mois)
   • Transformation structurelle
   • Mise en place de nouveaux processus
   • Culture de la qualité et de la prévention
   • Retour à l’autonomie

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PHASE 4 : Accompagnement à la mise en œuvre (J+9 à J+30)

Pilotage opérationnel

• Points d’étape hebdomadaires
• Ajustements du plan d’action
• Médiation si nécessaire
• Suivi des indicateurs critiques

Soutien à la gouvernance

• Appui méthodologique à la direction
• Préparation des instances
• Relations avec les autorités de tutelle
• Gestion de la communication

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PHASE 5 : Évaluation et transfert (J+30 à J+45)

Bilan de l’accompagnement

• Évaluation des résultats obtenus
• Mesure de l’atteinte des objectifs
• Capitalisation des enseignements

Transfert de compétences

• Formation des équipes aux nouveaux outils
• Documentation des processus
• Autonomisation progressive
• Clôture de la mission

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Livrables de l’accompagnement d’urgence

Phase immédiate (sous 48h) :

• Note de situation
• Mesures conservatoires recommandées
• Communication de crise

Sous 1 semaine :

• Diagnostic de crise approfondi
• Cartographie des risques
• Scénarios de sortie de crise

Sous 2 semaines :

• Plan de sortie de crise complet et opérationnel
• Fiches action détaillées
• Planning de mise en œuvre
• Tableau de bord de pilotage

Fin de mission :

• Rapport final d’accompagnement
• Bilan d’évaluation
• Guide de prévention pour l’avenir
• Plan de suivi post-intervention

Ressources mobilisées

Équipe pluridisciplinaire :

• Consultant expert secteur médico-social
• Juriste spécialisé
• Expert-comptable / Contrôleur de gestion
• Consultant RH et médiation
• Expert qualité et gestion des risques